Alle medarbeidere og styremedlemmer i HINAS, og alle som handler på vegne av HINAS, skal opptre i tråd med god forretningsskikk, gjeldende lovverk og allmenne etiske normer. Etiske retningslinjer i HINAS er en presisering av den allmenne etikken som er gjeldende.

De etiske retningslinjene er delt opp i to deler:

1. Etiske retningslinjer for medarbeidere i HINAS

- Disse etiske retningslinjene er av generell karakter og kan omtales som selskapsetikk. Disse formulerer etiske prinsipper hvis formål er å gi veiledning og støtte for etisk refleksjon. De etiske retningslinjene kommer i tillegg til gjeldende lovgivning, relevante interne regler og "Etiske retningslinjer for anskaffelser og forvaltning av avtaler".

2. Etiske retningslinjer for gjennomføring av anskaffelser og forvaltning av avtaler

- Disse etiske retningslinjene spesifiserer etiske krav som spesielt er knyttet til gjennomføring av anskaffelser og forvaltning av avtaler.

Etiske retningslinjer for medarbeidere i HINAS

Visjon og verdier

HINAS visjon er å:

Skape merverdi for sykehusene ved gjennomføring av nasjonale anskaffelser av høy kvalitet, og en god forvaltning av disse

Anskaffelsens kvalitet måles i møtet med den enkelte oppdragsgiver, og de kvalitetsmål oppdragsgiver har satt for anskaffelsen. Anskaffelsen skal ivareta oppdragsgivers krav til kvalitet og etikk i tillegg til å skulle forvalte samfunnets ressurser på best mulig måte. HINAS's virke skal i alle sammenhenger være basert på verdiene:

Kvalitet og kunnskap - er virksomheten basert på, og skal prosesser og resultater være bygget på.

Åpenhet og involvering - i måten vi arbeider på, i våre prosesser

Respekt og forutsigbarhet - i måten vi møter hverandre på

Det forventes at HINAS utfører sitt arbeid i samsvar med en høy etisk standard som understøtter vårt verdigrunnlag.

Hvem retningslinjene gjelder for

Retningslinjene gjelder for alle medarbeidere og de med styreverv i HINAS. De omfatter også vikarer, konsulenter og lignende, og andre som handler på vegne av HINAS.

Kvalitet og kunnskap

Alle i HINAS skal bestrebe seg på og utvikle– å opprettholde en høy faglig kompetanse i sitt arbeid. Medarbeidere i HINAS har rett til god veiledning og opplæring slik at de er i stand til å utføre de oppgaver de er satt til å utføre. Ledere har et spesielt ansvar for å se den enkelte medarbeider og gi konstruktive tilbakemeldinger på arbeidet. Organisasjonen må ha rom for etisk refleksjon på arbeidsplassen.

Et godt arbeidsmiljø gir et godt grunnlag for at den enkelte kan yte sitt beste for oppdragsgiver og andre samarbeidspartnere. Alle i HINAS har ansvar for at arbeidsmiljøet er preget av gjensidig respekt for hverandres arbeid. Denne respekten skal prege dialog og meningsutvekslinger mellom medarbeidere og ledere. Eventuelle konflikter skal håndteres på en slik måte at det ikke får negative konsekvenser for oppdragsgiver eller arbeidsmiljø.

HINAS skal være en lærende organisasjon. Vi legger vekt på kontinuerlig læring i vårt samvirke med våre oppdragsgivere og deres medarbeidere. HINAS skal kontinuerlig arbeide for å fornye og forbedre våre arbeidsprosesser, våre rutiner og vår registrering av forbedringspotensial og avvik.

Åpenhet og involvering

Oppdragsgiver skal oppleve at deres interesser blir ivaretatt på en god måte. De skal høres, involveres og motta redelig og ærlig informasjon. HINAS skal gjennom sine medarbeideres og styremedlemmenes kunnskap og kompetanse, bidra til at tjenlig og nødvendig informasjon og kunnskap spres til våre oppdragsgivere.

Alle har grunnleggende rett til å ta del i den offentlige debatt. Ved deltakelse i et offentlig ordskifte må grensegangen mellom ytringsfrihet og lojalitetsplikt vurderes. Det skal presiseres om uttalelsen står for egen regning og om personlige synspunkter fremmes.

Respekt og forutsigbarhet

Oppdragsgiver og andre samarbeidspartnere skal møtes med respekt. Det er avgjørende for tilliten til HINAS at det ikke reises tvil om at enhver sak behandles og avgjøres på en upartisk måte, upåvirket av personlige interesser. Samarbeid mellom HINAS og eksterne aktører skal foregå på en slik måte at verken oppdragsgiver eller andre kan trekke selskapet eller den enkeltes uavhengighet i tvil.

Alle medarbeidere skal opplyse om– og avklare eventuelle bistillinger og bierverv med nærmeste leder. Bistillinger eller andre oppgaver må ikke skape tvil om habilitet eller integritet.

Medarbeidere og styremedlemmer i HINAS skal ikke motta gaver, verken for seg selv eller andre. Dette omfatter også mottak av, eller legge til rette for å motta, reiser, hotellopphold, rabatter eller andre ytelser eller fordeler som er egnet til, eller av giveren er ment til å påvirke handlinger, saksforberedelser eller beslutninger. Medarbeidere skal heller ikke gi eller tilby gaver eller andre fordeler som er egnet til eller ment til å påvirke mottakerens tjenestehandlinger, eller bruke sin stilling til å skaffe seg selv eller andre en uberettiget fordel. Påskjønnelser som f.eks blomster og annet som åpenbart ikke kan sies å påvirke den ansattes tjenestehandlinger kan mottas. Dette skal imidlertid føres i egen logg etter selskapets rutiner for dette.

HINAS's ressurser skal forvaltes mest mulig rasjonelt. Alle i HINAS har ansvar for å vurdere om ressursene brukes på fornuftig og formålstjenelig måte til fellesskapets beste. Dette innebærer også å ta et ansvar for å velge miljøvennlige løsninger der det er formålstjenelig og følge opp HINAS's miljøtiltak for et bedre ytre miljø.

Etiske retningslinjer for gjennomføring av anskaffelser og forvaltning av avtaler

Etiske retningslinjer for gjennomføring av anskaffelser og forvaltning av avtaler danner mer spesifikke føringer for HINAS sitt arbeid i anskaffelsesprosesser. Retningslinjene er et tillegg til "Etiske retningslinjer for medarbeidere i HINAS". Retningslinjene har også grunnlag i "Lov om offentlige anskaffelser", og skal ivareta anbefalinger fra myndighetene om miljø- og samfunnsansvar i offentlige innkjøp. Retningslinjene skal i tillegg sikre de forpliktelser HINAS har påtatt seg gjennom medlemskapet i organisasjonen "Initiativ for etisk handel".

Hvem retningslinjene gjelder for

Retningslinjene gjelder for alle medarbeidere i HINAS som på en eller annen måte er involvert i anskaffelsesprosesser og behandling av informasjon knyttet til disse. De omfatter også vikarer, konsulenter og andre, samt alle med styrverv eller tillitsverv som opptrer på vegne av HINAS.

Deltakere fra helseregionene i anskaffelsesprosesser

Alle helseregionene har utarbeidet egne etiske retningslinjer for innkjøp og leverandørkontakt. Oppdragsgivers deltakere i HINAS sine anskaffelsesprosesser er derfor pålagt å følge egen oppdragsgivers etiske retningslinjer.

Vurdering av den enkeltes deltakers habilitet

HINAS skal sørge for at det foretas en habilitetsvurdering av den enkelte deltakere i den enkelte anskaffelsesprosess. Alle må i forkant av anskaffelsen fylle ut et egenerklæringsskjema vedrørende egen leverandørkontakt og habilitet. Dette gjelder også for HINAS medarbeidere som deltar i prosessen. Erklæringen vurderes av leder eller den leder bemyndiger ved det enkelte RHF, som avgjør egen regions deltakers habilitet og dermed deltakelse i prosessen. For medarbeidere i HINAS vurderes habilitet av selskapets administrerende direktør.

Forholdet til andre regelverk

Alle som gjennomfører anskaffelser er forpliktet til å sette seg inn i Lov om offentlige anskaffelser og forskriften til denne. Alle må holde seg oppdatert og følge øvrige lover, forskrifter og rundskriv som er førende for gjennomføring av offentlige anskaffelser.

Åpenhet og informasjon

Informasjon og åpenhet i forbindelse med anskaffelser skal tillegges stor vekt der det er mulig. HINAS vil i sitt arbeid være ansvarlig for formidling av informasjon i anskaffelsesprosesser og avtaleforvaltning. Likebehandlingsprinsippet av interessenter skal etterleves i alle deler av anskaffelsesprosessen.

Taushetsplikt

HINAS vil gjennom anskaffelsesprosjekter og avtaleforvaltning få tilgang til opplysninger og informasjon som er taushetsbelagt. Dette gjelder for eksempel der man får innsyn i produksjonsmetoder, patenter og annen sensitiv informasjon fra tilbydere. Oppdragsgiver og leverandør skal være trygge på at slik informasjon ikke formidles videre, og at hemmelighold av det materialet som skal beskyttes etterleves. Slike opplysninger skal ikke lagres eller formidles slik at uvedkommende kan få tilgang til dem.

Leverandørkontakt

Det er naturlig at det er kontakt mellom HINAS og tilbydere/leverandører i disse prosessene. Slik kontakt skal ikke på noen måte påvirke den enkeltes upartiskhet i saksbehandling/beslutning, eller bidra til å svekke tilliten til selskapet og den enkeltes uavhengighet og objektivitet. I tillegg gjelder følgende:

- Reiseutgifter skal dekkes av HINAS. Det er heller ikke anledning til å ta imot reiser fra leverandør i fritiden.

- Medarbeidere skal ikke delta på kurs, kongresser eller lignende arrangert av enkeltleverandører.

- Gaver skal ikke mottas. Gaver av ubetydelig verdi anses ikke som en utilbørlig fordel, men det skal likevel utvises særdeles stor forsiktighet. Gaver, uansett verdi, skal loggføres i egen logg som rapporteres til selskapets styre.

- Andre typer påskjønnelser, som f.eks tilbudt middag i forbindelse med leverandørmøte/besøk, skal rapporteres og føres i egen logg. Logg skal også inneholde eventuelle returnerte gaver, avslåtte middagsinvitasjoner og liknende.

Samfunnsansvar

Etisk handel

HINAS skal være en pådriver for etisk handel og plikter å stille krav til en etisk leverandørkjede der hvor dette er en aktuell problemstilling. HINAS er som medlem av organisasjonen "Initiativ for etisk handel" (IEH) forpliktet til å følge IEHs Code of Conduct og jobbe for en forbedring av arbeids– og menneskerettigheter og miljø i produksjonen av varer og tjenester til helseforetakene. Det skal i alle nasjonale anskaffelser settes etiske krav hvis en risikovurdering av produkt og leverandørkjeder tilsier det.

Miljø

HINAS skal være en pådriver for miljøvennlige innkjøp. Under planlegging av anskaffelser skal det tas hensyn til kostnader knyttet til bruken av produktet og dets levetid og miljømessige konsekvenser av produksjon og deponering av produkter.

Universell utforming

I anskaffelser skal det tas hensyn til universell utforming og tilgjengelighet. Med universell utforming menes utforming eller tilrettelegging av hovedløsningene i de fysiske forholdene slik at virksomhetens alminnelige funksjon kan benyttes av flest mulig. Hovedmålet med universell utforming er å oppnå likestilling og deltakelse for alle, ved å fjerne hindringene og sørge for at nye ikke oppstår.

Melding om bekymringer for brudd

Medarbeidere skal varsle om kritikkverdige forhold, som for eksempel ved brudd eller begrunnet mistanke om brudd på disse etiske retningslinjene. Varsling skal normalt skje til administrerende direktør i selskapet, men kan også skje til tillitsvalgte/verneombud eller styret. Hvis spesielle forhold gjør det vanskelig å ta saken opp internt, bør det søkes råd hos offentlig myndighet som for eksempel kontroll- eller tilsynsmyndighet eller politiet. Varsling skal ikke medføre interne sanksjoner.

Konsekvenser av brudd

Ved tvil om hvordan retningslinjene skal forstås, skal medarbeider kontakte sin nærmeste leder. Det kan medføre disiplinære reaksjoner om en medarbeider bevisst eller med overlegg forsøker å omgå eller bryte gjeldende regelverk. Avhengig av alvorlighetsgrad kan bruddet medføre muntlig eller skriftlig advarsel, oppsigelse, avskjed og eventuell anmeldelse. Brudd på bestemmelsene i straffeloven kan i tillegg medføre påtale og straffeforfølgelse.